想要詢盤回復(fù)率高，你的外貿(mào)郵件應(yīng)該這么寫-ESG跨境

郵件是外貿(mào)工作中接觸最多，也是最重要的東西。然后對(duì)于很多人來(lái)說(shuō)卻經(jīng)常把握得不好，容易導(dǎo)致出現(xiàn)很多錯(cuò)誤。

一、Prewriting: 寫郵件前需要考慮的問(wèn)題

1. Purpose: 你寫這封郵件的目的是什么，你能為客戶帶來(lái)什么？

2. Consider who you re emailing : 你要發(fā)給誰(shuí), 此人的地位是什么，你們的關(guān)系如何？

3. Subject: 這封郵件的主題是什么？能否吸引客戶打開閱讀？

4. 思路：分幾段，怎么寫，主要用哪些句型。如何用最簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言突出你的優(yōu)勢(shì)？

5. 語(yǔ)氣：直接or委婉 ？

6. 正文該如何寫？

二、發(fā)郵件后的3種結(jié)果

1）進(jìn)收件箱

2）進(jìn)垃圾箱

3）直接攔截

1. 進(jìn)垃圾箱可能的原因：

1)?大量出現(xiàn)spam敏感詞

2)?非正常拼寫：用其他字符代替字母：w0rds,L3tter

3)?顛倒大小寫：uPPer, CaSE

4)?全部大寫

5)?超鏈接太多

6)?郵件內(nèi)容插圖片

7)?附件太多

8)?IP被視為垃圾郵件

9)?一段時(shí)間內(nèi)，發(fā)送頻率過(guò)快，內(nèi)容重復(fù)度過(guò)高

改進(jìn)方法：

1) 郵件中盡量不含有spam敏感詞（不知道spam詞是什么的可以百度）

2) 注意檢查字體拼寫

3) 郵件中超鏈接不要太多

4) 附件不超過(guò)3M，100K左右為佳

5) 使用多IP地址發(fā)送: 可以使用V.P.N切換IP地址

6) 使用多種郵箱發(fā)送: gmail, hotmail, outlook,企業(yè)郵箱7）要有針對(duì)性：不要群發(fā)，一對(duì)一發(fā)送，尊重客戶.

8) 嘗試不同的模板，不同的郵件，不要用同一模板發(fā)送N個(gè)客戶.

9)?發(fā)送前檢查郵箱是否真實(shí)存在：verify-email.org/

www.mailtester.com

Remark: 亂碼，很多客戶的電腦顯示不了中文，郵件帶中文容易亂碼，不要用“宋體”去寫英文。

技巧：

用自己的郵箱給自己的另一個(gè)郵箱發(fā)：

1）如果發(fā)送后，在收件箱收不到，垃圾箱也收不到，那可能被攔截了。

2）如果可以發(fā)，也可以收，客戶沒(méi)有回復(fù)你，則是你的郵件可能沒(méi)有被客戶打開或不夠吸引人，

3）嘗試從主題和正文去改進(jìn).

三，主題寫法：（以開發(fā)信為例）

1）普通主題，已過(guò)時(shí)：

a. Established business relationship

b. Led lamp supplier

c. China manufacturer

d. Catalog for LED light.

2）主題的進(jìn)階寫法:

寫郵件前花大量時(shí)間去做客戶和市場(chǎng)調(diào)研，要去做客戶群體的細(xì)分，要有針對(duì)性地發(fā)郵件。寫上讓客戶感興趣的主題: 突出郵件目的，核心，中心

例：

a.?Re: An idea help you to get your next 100 customers

b. How to take more profit from growing market in 2016

c. Re: Jacky?called you just now !

Always test different approaches to see what works best

郵件不是死的，每個(gè)客戶感興趣的點(diǎn)不一樣，主題要多變，內(nèi)容要多變，思維方式也要多變.

四，郵件正文

注意問(wèn)題：

1) use "you", "your" instead of I, we, us ,our

2) Do not use “Not” “No”等否定詞

3) Don t write email too long

4) Don t focus>5) Don t use active voice(主動(dòng)語(yǔ)態(tài)) too much

6) 結(jié)尾call to action

7) Always be personalizing

8) Test, automate and scale

1. 字體：

1） Don t use “宋體”,

2）?Don t use Multi-color，不要用太多顏色

3）?Don’t use strange or special fonts，不用特殊字體

4）Pay attention to the Capital letter (大寫字母）

當(dāng)強(qiáng)調(diào)的時(shí)候才能大寫，當(dāng)專有名詞時(shí)首字母大寫，句子開頭時(shí)首字母大寫

5）?Choose normal or regular fonts in business emails

6）?Adjust the size for appearance ( 11號(hào)，12號(hào)）

常用字體：Times New Roman

Calibri

Arial

Contury Gothic

Comic Sans MS

Lucida Handwriting

不要用“宋體”去寫英文??！

2. 標(biāo)點(diǎn)

英文中沒(méi)有”《》”, 英文中只有引號(hào)

標(biāo)點(diǎn)符號(hào)后，必須打一個(gè)“空格”，再加單詞

1) Please keep>2)?No chevron(書名號(hào)）, instead

3)?Please use full stop（句號(hào)）when you finished>4)?Don t use so many exclamation mark(感嘆號(hào)）

5)?Don t use Chinese punctuation(中文標(biāo)點(diǎn)符號(hào)）when typing via computer

3. 主動(dòng)語(yǔ)態(tài)與被動(dòng)語(yǔ)態(tài)

1) Active voice: place extra emphasis>Show apology, etc (側(cè)重主觀上的內(nèi)容：誠(chéng)意，感謝，道歉）

2) Passive voice:?focus>側(cè)重客觀存在的事實(shí)或一定會(huì)出現(xiàn)，發(fā)生的事情

寫一些特定郵件的時(shí)候，一定要多用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)：

1）宣布某一個(gè)決定

2）專業(yè)的開發(fā)信

3）商務(wù)郵件往來(lái)中，體現(xiàn)自己的專業(yè)性，突出和強(qiáng)調(diào)某些特點(diǎn)或產(chǎn)品分析的時(shí)候

4. 郵件正文：(以開發(fā)信為例）

第一段：開頭+目的，Quickly states the purpose， 1-2句話帶過(guò)

第二段：正文核心內(nèi)容，把該說(shuō)的說(shuō)清楚，3-5句話內(nèi)，每句話不要太長(zhǎng)

Value And Benefits Statement，價(jià)值展示，你能為客戶帶來(lái)什么.

Cites?previous clients to demonstrate credibility?引用之前做過(guò)客戶做證明.

第三段：收尾，call to action, 則客戶看了你的郵件后需要做什么

clearly?specifies what you want them to do

Hi xxx,

Nice day.

I‘m writing to recommended you our top-rated LED lamp in the Europe and

I have a?idea that can help you to get your next 100 customers.（表明你能為客戶帶來(lái)什么）

I recently used this idea to help some client( xxx in France), ( xxx in Netherlands ), ( xxx in Italy)

（行業(yè)大客戶或潛在客戶的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手）and they got a good benefit.

Please feel free to contact us and I can share this idea with you.( Call to action )

Best regards,

Jacky

五，郵件簽名

Your name

Your title

Your company name in detail

Your address in detail

Your telephone number?and fax number

Your email address

Your company website

例：

Jacky Lin

Sales Manager

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ABC Printing Factory

Address: xxx?Zone,xxx?District,Guangzhou,Guangdong,China,

Mobile No.:+86-13xxxxxxxxx

Tel:+86-20-xxxxxxx???Fax:+86-20-xxxxxxx

Email:

Website: ?www.xxx.com

最后附上自己一年前的郵件，報(bào)價(jià)，圖片，段落，思路等等很多都存在問(wèn)題，正所謂有對(duì)比才顯示出區(qū)別，即使過(guò)去很差，很爛，但只要通過(guò)努力不斷進(jìn)步才是最重要的。

特別聲明：以上文章內(nèi)容僅代表作者本人觀點(diǎn)，不代表ESG跨境電商觀點(diǎn)或立場(chǎng)。如有關(guān)于作品內(nèi)容、版權(quán)或其它問(wèn)題請(qǐng)于作品發(fā)表后的30日內(nèi)與ESG跨境電商聯(lián)系。