客人最討厭的開發(fā)信，它排第一！附郵件模板-ESG跨境

一直以來開發(fā)信都被稱為外貿(mào)的敲門磚，不管是擴展外貿(mào)業(yè)務(wù)量，還是開發(fā)培養(yǎng)新客戶，開發(fā)信都是十分重要的。但提起開發(fā)信，許多做外貿(mào)的朋友都是失敗感滿滿！

明明就是自己很認真很精心策劃出來的開發(fā)信，發(fā)出去后，每次都自我感覺良好的，懷著期待的心情等待客戶的回復(fù)，可是最后還是沒有人回復(fù)。卻總是石沉大海，回復(fù)者寥寥無幾呢？

有些人的開發(fā)信內(nèi)容很容易陷入以下幾個誤區(qū)：

孤芳自賞：

一位做玩具的業(yè)務(wù)員在給美國客戶的開發(fā)信中，為了說明產(chǎn)品質(zhì)量特別好，文中多處提及ASTM標準，我問她這是你們的優(yōu)勢嗎？她說這是一個賣點，足以PK掉一些達不到此標準的同行。

在中國，事實的確如此，但站在客戶角度看，ASTM標準是往美國市場出口玩具的強制性標準。換句話說，這是必需的，根本算不得附加價值。所以，哪怕是優(yōu)于國內(nèi)同行又如何，對客戶沒有額外價值就不值得過度提及。

站在業(yè)務(wù)員的角度看，客戶的產(chǎn)品和我們對口，他是我的目標客戶，這是我們寫開發(fā)信的原因。所以一些人就認為，之所以寫開發(fā)信給客戶，就是要和他介紹我們的公司、企業(yè)、產(chǎn)品。而站在客戶的角度卻是，你告訴我這些，對我有什么用呢？?現(xiàn)在越來越多人明白，開發(fā)信不要絮絮叨叨介紹自己是誰，來自哪里，公司如何了。可是看了一些人的開發(fā)信后，又發(fā)現(xiàn)他們完全以介紹產(chǎn)品性能如何優(yōu)良為主了。?這樣很容易陷入到自嗨狀態(tài)。

寫開發(fā)信應(yīng)該圍繞的重點是，你的產(chǎn)品、服務(wù)能給客戶帶去什么好處？同質(zhì)化嚴重的市場里，為什么他要換掉別的供應(yīng)商選擇你？你說服他的理由是什么？

開發(fā)信沒有遵從"KISS"原則 keep it short and simple：

生意人很少有時間花精力看長篇大論的郵件。一目十行過去，如果捕捉到的是極其無趣的工廠介紹，包括創(chuàng)辦于哪一年，工廠員工人數(shù)規(guī)模，獲得了哪些資質(zhì)證書，甚至廠房面積多大都陳列其中，那簡直是花樣作死。

有的郵件干巴巴地擰出一個總結(jié)，就是我們公司價格最低，質(zhì)量最好，服務(wù)最棒。反反復(fù)復(fù)都是千篇一律的詞“competitive, best prices, very good”，看上去毫無亮點，直接被客戶“pass”掉。

另外，不要為了追求簡短的原則，硬是矯枉過正，結(jié)果變成一句話："Hello, I am selling XXX. Call me and discuss more."之類的無營養(yǎng)

營銷

內(nèi)容。

數(shù)據(jù)不夠清晰，沒有說服力

比如：We provide the quickest delivery to serve you better.為了更好服務(wù)你，我們提供最快的交期和最低的價格。

最快的交期？和誰比較？諸如此類的還有“我們提供最好的服務(wù)，最好的質(zhì)量，我們的客戶遍布全球各地”，都是空洞無物的陳詞濫調(diào)，難逃吹噓之嫌。

如果改進上面這句話的表達：We can get your goods delivered in 48 hours.

直截了當?shù)卣f明最快兩天交貨，比“我們提供最快的貨期”是不是更加具體、有吸引力呢？

在力求內(nèi)容簡潔、明確的基礎(chǔ)上，撰寫一封完整的開發(fā)信要思考如下幾個問題：

為什么要寫給對方？寫些什么內(nèi)容？要達成什么目的？希望對方下一步怎么做？給對方什么誘因？

整理好這幾個問題后，開發(fā)信正文的核心內(nèi)容應(yīng)包括：

1、明確的稱謂

Hello / Hi XXX

（對方的名字）

Hello Purchasing Manager

（對方的職位）

請避免用Dear Sir/ Madam 這些比較官方，且一看就是群發(fā)的詞匯。

2、說明你怎樣獲得對方的信息，建立信任

如果有引薦的：（引薦人名字）suggested I contact you.

如果是展會上獲得的聯(lián)系方式：It was a pleasure to know you at XXX fair in （城市/國家）或We met at XXX in （城市/國家）+時間

如果是網(wǎng)上獲得的聯(lián)系方式，則要換一個婉轉(zhuǎn)的方式：Noticed you are in the market for （產(chǎn)品）或Glad to know you are in XXX industry.

3、說明為什么與對方聯(lián)絡(luò)

這個問題是開發(fā)信里最核心的內(nèi)容，其實也是價值的傳遞——我可以為你帶來什么。

當你說明清楚彼此的共同聯(lián)結(jié)時，也回答了對方心中的一系列疑問：我認識你嗎？你怎么知道我的？我為什么要放下手頭工作看你的郵件？有什么動力回復(fù)你？

任何一個行業(yè)，從上游到下游，因為分工協(xié)作關(guān)系的內(nèi)容、生產(chǎn)線的不一樣，價值點也各不相同。介紹產(chǎn)品/服務(wù)優(yōu)勢，建議以公司內(nèi)部強調(diào)或個人所觀察總結(jié)到的為準。

4、提及行動號召-Call to Action

比如詢問客戶是否需要產(chǎn)品目錄挑選？比如詢問客戶是否有時間電話溝通？比如詢問客戶是否需要你提供樣板？比如希望對方收到郵件后有需求聯(lián)系你？還是希望對方給你機會，進一步給他更多的介紹？

這一步是為了讓客戶給點回應(yīng)，如果你沒有明確的行動召喚，客戶看完郵件就叉掉了。

開發(fā)信的重點無外乎兩個：

1、你是誰？

（簡單介紹即可，除非你的公司在行業(yè)里如雷貫耳。）

2、你們的賣點在哪？

（很重要，需要簡單但一語中的地把自己的產(chǎn)品優(yōu)勢說清楚。）

如果你們公司有幾百上千類產(chǎn)品，可以挑選一兩個熱銷款式。（不同市場熱銷款式不一樣，不要把適合中東市場質(zhì)量的產(chǎn)品推薦給美國，也不要把歐洲能接受的產(chǎn)品推薦給非洲。購買力和需求不一樣，要仔細分析，即便批量發(fā)也要分國家和地區(qū)。）

開發(fā)信不要群發(fā)，千篇一律地發(fā)縱然很快，但退信率也不低。我還是推崇有目標地發(fā)開發(fā)信，這樣回復(fù)率相對會高一點。

【分享四個開發(fā)信模板】

以下模板是按照輕工業(yè)、重工業(yè)而分類的，畢竟小產(chǎn)品和大設(shè)備的推銷內(nèi)容肯定不一樣，但總體思路還是一樣的，僅供讀者參考。

▲假設(shè)Mike是圣誕禮品的批發(fā)商，我要和他推薦指尖陀螺，我會這么寫：

郵件主題：Fidget Spinner-Best Seller of Toys in 2017.

Hi Mike,

It's Sophie from XXX China. Hope this letter finds you well.

Christmas season is approaching, I don't know if you have seen the?fidget spinner?already. It is the latest craze. Like factories are producing this in overtime.?MOQ is small, but many clients are ordering by containers.

Kindly keep us informed about your thoughts. More detailed?offer will be updated accordingly.

Sophie

上述是針對季節(jié)性熱銷，爆款產(chǎn)品的開發(fā)信。

扔出了兩個噱頭，一是工廠在沒日沒夜地生產(chǎn)，證明這種產(chǎn)品需求特別大；二是起訂量不高，可是客戶還是一個柜子一個柜子地訂，以突出產(chǎn)品廣受追捧。

比起一本正經(jīng)地自我推薦，這種是不是更吸引客戶呢？

▲假設(shè)Steven 從事家具出口，我會這么寫：

郵件主題：Fidget Spinner-Best Seller of Toys in 2017.

Hi Mike,

It's Sophie from XXX China. Hope this letter finds you well.

Christmas season is approaching, I don't know if you have seen the?fidget spinner?already. It is the latest craze. Like factories are producing this in overtime.?MOQ is small, but many clients are ordering by containers.

Kindly keep us informed about your thoughts. More detailed offer will be updated accordingly.

Sophie

針對客戶所處的市場，或者研究客戶網(wǎng)站產(chǎn)品陳列或者追尋客戶以往的出貨記錄，按照他喜歡的類型來推薦款式。選擇1~2款熱賣產(chǎn)品，進行推薦。

文中第二段，單單一句話，講清楚了機不可失/推薦產(chǎn)品名稱/配套明細/產(chǎn)品材質(zhì)/產(chǎn)品價格。

第三段提及好的東西都是很多人訂購的，所以如果感興趣的話早點聯(lián)系。

▲假設(shè)Tom是做馬克杯的，這么寫開發(fā)信：

郵件主題：Hot sale Coffee Mugs from XXX China

Hi Tom,

It’s Sophie from XXX China. Hope this letter finds you well.

Did you have the headache to think about the?corporate gifts? These are the right ones! As a leading manufacturer of coffee mugs, we'd like to share one of our best sellers with you.

附上圖片（圖片不要大于500KB）最好打上公司logo加官網(wǎng)。

Size, color, logo and packing can all be customized.?And we offer free artwork.

Look forward to hearing from you soon.

Sophie

由于產(chǎn)品的銷售定位可以是公司禮品。

于是可以去給一些大型公司/集團推薦公司季度或年度定制禮品，并且提及顏色尺寸、包裝也都是可以按照要求制作，并且設(shè)計免費。這個又是一個賣點。

▲比如Sam是做包裝機設(shè)備的，這么寫開發(fā)信：

郵件主題：Packing Line Support from XXX China

Hi Sam,

It's Sophie from XXX China. Hope this letter finds you well.

As a leading manufacturer of packaging machinery, I'm pleased to inform you that we have been working with many big companies?in Europe and South America.

We are in a good position not only to supply you high quality machinery, but also the excellent after sales service.?Well-trained engineers will offer you any technical support.

Upon receipt of your?feedback, we will update you more relevant proposals and working videos for your options.

Sophie

除此之外，開發(fā)信常用句型分享：

介紹產(chǎn)品時：

?I've been working in a company which specializes in XXX. While thinking about you are in the same market, I thought there might be a good fit for your business.

?Our XXX （ 產(chǎn)品名字）has gathered a lot of attention in the market place.

?Here is a small case study of XXX and how we help them solve XXX （問題/痛點）

詢問對方是否能騰出時間打個電話：

?I'll call you early next week, unless another time frame is better for you.

?Can I please phone you tomorrow afternoon, or if another day is better. I'll follow up as you suggest.

?Can I please phone you on Tuesday, unless you prefer another time.

這幾句的意思一致，在做出打電話的決定，明確打電話的時間后，爭取主動權(quán)也要尊重對方的行程、時間。這三句的后半句表達都會讓人聽起來更加舒服，自在。

當你不確定目標人物是否是負責人時，最好在文末附上：

?Can you please assign this to the person in charge? Thank you for all of your help.

?Much appreciated if you could assign this to the responsible party.

特別聲明：以上文章內(nèi)容僅代表作者本人觀點，不代表ESG跨境電商觀點或立場。如有關(guān)于作品內(nèi)容、版權(quán)或其它問題請于作品發(fā)表后的30日內(nèi)與ESG跨境電商聯(lián)系。