外貿(mào)賣家商務(wù)信函寫作的特點需要有什么？-ESG跨境

外貿(mào)商務(wù)函的書寫特色有什么呢？

*禮貌。

這里所說的禮貌，并非只是應(yīng)用諸如yourkindinquiry,youresteemedorder等等的禮貌用語。更是要體現(xiàn)一種為別人斟酌，多諒解對方心境和處境的態(tài)度。假如本著這種態(tài)度去和別人溝通，那么即使你這次謝絕對方的請求，也不會因此失去這個朋友，不會影響以后合作的機遇。

尤其要注意，在雙方看法不一致的情形下，首先要懂得和尊敬對方的看法。當別人的建議不合理，或?qū)δ愕呢焸洳还綍r，請表示出你的高調(diào)，你可以言之鑿鑿，表達你的觀點，但是要注意注意禮節(jié)禮貌，避免應(yīng)用無禮的語言。

也要提示一下，中國人有一句話叫“過猶不及”。凡事，一旦過火，后果反而不好。彬彬有禮，也許會變成奉承，真摯過了頭，也會變得天真幼稚。因此，最癥結(jié)的是把握好“度”，能力到達預(yù)期的后果。

*簡練。

正如前面所說，用簡潔的語言書寫信件，使你的書信看起來簡明簡要，清楚易懂。應(yīng)用普通詞匯，避免冷僻或拼寫龐雜的單詞。一詞能表達，而不能應(yīng)用詞匯。應(yīng)用多個短句，因為短句容易懂得。更少地應(yīng)用“和”、“but”、“however”、“consequently”等連詞來使句子冗長。不要在同一信件中應(yīng)用多于一個意思雷同的詞。

*準確。

關(guān)于數(shù)據(jù)或特定信息，如時光、地點、價錢、貨物編號等，盡可能做到準確。這將使交換的內(nèi)容更加清楚，更有助于加快交易的進程。

*目的明白。

請在郵件中注明對方公司的名稱，或直接在信頭稱呼收件人的姓名。這將使另一個人知道該郵件是專門發(fā)給他的，而不是那些群發(fā)的，因此表明了它的主要性。當然，如果你不能肯定收信人的姓名，可以在稱呼欄中加上"Dear Sirs"或"Dear Sir or Madam"。

*言簡意賅。

請在郵件中注明對方公司的名稱，或在信頭直呼收件人姓名。這將使另一個人知道該郵件是專門發(fā)給他的，而不是那些群發(fā)的，因此表明了它的主要性。當然，如果你不能肯定收信人的姓名，可以在稱呼欄中加上"DearSirs"或"DearSirorMadam"。

*快速回應(yīng)。

要及時回復(fù)買家，必定要及時。由于采購商通常只看到最早的幾次回復(fù)，從中選擇適合的供給商。假如你的回復(fù)不夠及時，你會因沒有抓住機遇而失去商業(yè)機遇。

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